ทำงานมาหลายปี ถูกปลูกฝังให้จดบันทึกและวางแผนไว้ตลอดเวลา ซึ่ง Daily Task  ก็เป็นสิ่งหนึ่งที่ถูกสั่งสอนและทำมาโดยตลอด แม้ทุกวันนี้จะไม่ต้องให้เจ้านายดูแล้วก็ตาม (ครั้งแรกที่ทำ ตอนนั้นเจ้านายขอดูเลยต้องทำ พร้อมส่งให้เพื่อนในทีมได้ดูด้วย)

เจ้า Daily Task (หรือ Job Daily หรือ To-Do ตามสะดวก) จริงๆ คือการจดบันทึกว่า วันนี้จะทำอะไรบ้าง เจ๋งหน่อยก็วางแผนล่วงหน้าว่าพรุ่งนี้จะทำอะไร หรืออาทิตย์หน้าจะทำอะไร

ถามว่าเสียเวลาเป็นขั้น Advance ไหม ก็เสียเวลา, ถามว่าเบื่อไหม แรกๆก็เบื่อ แล้วถามว่าจะชวนทำไปทำไม ก็จะตอบให้ ดังนี้

6 เหตุผลในการทำ Job Daily

1. ไปทำงานตอนเช้า เคยรู้สึกเคว้งคว้าง นึกไม่ออกว่าวันนี้ต้องทำอะไรไหม? หรือรู้ แต่จะทำอะไรก่อนดี?

นั่นเป็นปัญหาหลัก ของการทำงานไม่เป็นระบบ และไม่จัดลำดับความสำคัญของการทำงาน ยิ่งพวกความจำสั้น(แต่รักฉันยาว)แบบผมแล้วหละก็ จะเจอบ่อยๆ บางวันก็นึกไม่ออกเพราะไม่มีงาน บางวันก็นึกไม่ออกเพราะงานเยอะจนเลือกไม่ถูก บางวันก็นึกออกแต่ไม่รู้จะทำอะไรก่อนดี การทำ Daily Task  ช่วยได้ครับ

2. เคยลืมไหมครับว่า เมื่อวานทำอะไร

ข้อนี้จะเกิดกับคนความจำสั้น หรือเกิดหลังจากช่วงที่หยุดไปยาวๆ เช่น สงกราน แล้วกลับมาทำงานอีกครั้ง ลืมหมดเลย ว่าทำอะไรไปถึงไหนแล้ว การทำ Daily Task ช่วยได้ครับ

3. ลืม ว่าเคยไปคุยอะไรกับใครไว้ หรือไม่ก็เจอพวกกากๆ วันก่อนบอกอย่างหนึ่ง อีกวันบอกอย่างหนึ่ง

ข้อนี้เรียกได้ว่า Protect ตัวเองได้เป็นอย่างดี กรณีไม่ได้ถึงประชุมเป้นทางการ ไม่มีบันทึกการประชุม ก็เอาไปตบเกรียนเพื่อนร่วมงานกากๆ หรือหัวหน้าเกรียนๆ ที่วันก่อนบอกอย่างหนึ่ง อีกวันบอกอย่างหนึ่ง แล้วยังมาเถียงเราอีกต่างหาก (ถ้าอาการหนัก แนะนำให้อัดเสียงไปเลยว่าคุยอะไรกันไว้) การทำ Daily Task  ช่วยได้ครับ

4. หน่วยงานประกันคุณภาพ (พวก ISO หรือต่างๆ) ขอดูบันทึกหรือหลักฐานการทำงานต่างๆ

ถ้าได้จดไว้ละเอียดหน่อย ก็สามารถโชว์ให้ดูได้ทันที หรือเอาไปดัดแปลงกรอกลงเอกสารมาตรฐานที่บริษัทประกาศไว้ก็ย่อมได้ การทำ Daily Task  ช่วยได้ครับ

5. ต้องการรู้ว่าประสิทธิภาพการทำงานตัวเองดีขนาดไหน ต้องปรับปรุงอะไร

ข้อนี้เรียกได้ว่าเป็นขั้น Advance ของการทำงาน คือการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง (Improvement ) หรือที่เรียกกันว่า ไคเซน (Kaizen) แต่ก่อนจะปรับปรุงได้นั้น เราต้องรู้ก่อนว่า เราใช้เวลาทำงานแต่ละชิ้นเท่าไร ในแต่ละประเภท มีปัญหาอะไร ทำไมช้า ทำไมเร็ว พอเปิดมาอ่านอีกครั้งก็อาจพอนึกได้บ้าง ถ้าจดละเอียดพอ การทำ Daily Task  ช่วยได้ครับ

6. เจ้านายถามระยะเวลาทำงานเสร็จเมื่อไร แต่ไม่รู้ประสิทธิภาพตนเองในการทำงานแต่ละชิ้น ก็ตอบมั่วๆ เผื่อเวลานานไป นายด่า หรือเร็วไปก็บีบตัวเอง

เมื่อรู้ว่างานแต่ละอย่างใช้เวลาทำเท่าไร คราวนี้ก็ให้คำมั่นสัญญา(Commitment) กับเจ้านาย หรือใครก็ได้แบบไม่ต้องเดา ทำให้เป็นคนตรงต่อเวลา ไม่ผิดคำพูด แต่ข้อนี้ไม่ต้องกลัว หากมีเหตุการณ์ที่ทำให้งานต้องเลยเวลาออกไป ก็สามารถพูดได้ว่าต้องทำงานอื่นแทรกไปก่อน หรือถ้าสามารถจัดสรรงานได้แต่แรก ก็ต้องบอกคนสั่งงานใหม่เลยว่าตอนนี้ติดงานอะไรอยู่ ต้องส่งวันไหน ดังนั้น เราต้องหาวิธีแก้ไขให้สามารถทำได้ หรือสุดท้ายแล้วเจ้าของงานใหม่ต้องไปเคลียร์กับเจ้าของงานเก่าเอง ว่าจะขอแทรกงานแล้วต้องเลื่อนออกไป, การทำ Daily Task  ช่วยได้ครับ

วิธีทำ

จริงๆก็ไม่ยาก ใช้จดเป็น Note ทั่วไปนี่แหละ ขอให้มีองค์ประกอบครบเป็นใช้ได้ เช่น What Who When Where Why ถ้าใส่ได้ก็ใส่ How ไปด้วย

ที่บอกว่าใส่อะไรก็ได้เพราะเราเป็นคนทำเองดูเอง ถ้ามั่นใจว่ากลับมาดูอีกทีแล้วจะรู้เรื่อง ก็จดเฉพาะประโยคสำคัญๆ (Key Message) หรือ คำสำคัญ (Keyword)

ถ้า Job Daily ต้องส่งให้เจ้านายดูหรือส่งให้เพื่อนร่วมงาน ผมแนะนำให้ส่งทางอีเมล์ หรือ Google Docs ก็ได้สะดวกดี ไม่ต้องบันทึกลงไฟล์ Word, Excel แล้วส่งกันไปกันมา ลำบากเปล่าๆ

เมื่อก่อนผมส่งเป้นอีเมล์เพื่อให้คนอื่นอ่านด้วย มาตอนหลังจดลงสมุดแทน และตอนนี้ก็จดใน Google Docs แทนเพราะสะดวกในการทำสถิติต่างๆ รวมไปถึงนั่งดูได้ทุกสถานที่ด้วย ไม่เปลืองกระดาษและหมึกด้วย

ข้อแนะนำ

หากยังเริ่มไม่ถูก ผมขอแชร์สิ่งที่ทำตอนนี้ให้เป็นไอเดีย โดยผมทำเป็น Google Form ในการกรอกข้อมูล (แต่ถ้าใครไม่สะดวกก็กรอกลง Excel ก็ได้) จากนั้นสิ่งที่ผมบันทึกมีดังนี้ครับ

Status: สถานะของงาน

– Completed: งานที่ทำเสร็จไปแล้ว หรืองานแทรกที่เพิ่งเสร็จและมากรอกตามหลัง
– Backlog: งานที่บันทึกไว้ก่อนว่าจะทำ แต่ยังไม่ทำตอนนี้

เอาไว้ดูสถานะว่ามีงานไหนเสร็จไปแล้ว และงานไหนคงค้าง (Backlog) ต้องเอามาทำ

โดย Backlog นี้เป็นงานที่ผมวางแผนไว้ด้วยว่าวันนี้จะท และเมื่อเสร็จแล้ว ผมก็เข้าไปแก้ให้เป็น Completed อีกที (แก้ใน Responses)

(Status ซ้ำ เพราะรูปมันมีปัญหาตอน Capture ครับ, จริงๆมีแค่ status เดียว)

Type: ประเภทของงานที่ทำ 

ในที่นี้ก็แล้วแต่จะแยกเลย เช่น Software Develop Meeting, Support, ISO, Other
แล้วเราจะแยกกราฟได้ว่าเราทำงานประเภทไหนเยอะ

Job: รายละเอียดงาน

What Who When Where Why How ใส่ไปเลย

Start Date, End Date: วันเวลาที่เริ่ม และเสร็จ

โดยเป็นวันเวลาที่ผมวางแผนไว้จะทำ หรือถ้าเป็นงานที่เพิ่งมากรอกตามทีหลัง ก็จะกรอกวันเวลาที่เริ่มทำและเวลาที่เสร็จจริงแทน

Moods with Job: อารมณ์ทำงาน

ข้อนี้ผมเพิ่งเริ่มทำได้ไม่นาน เอาไว้บอกความรู้สึกของตัวเอง ว่าพอใจกับงานที่จะต้องทำไหม แบบว่า

เจ้านายสั่งปุ๊บ หน้าบูดปั๊บ แทบจะอยากล้มโต๊ะ ก็จะเลือกไปเลย “1” หมายถึง “Very Poor” (ส่วนใครจะใช้คำแรงๆอะไรก็ตามสะดวกครับ)

Deliver (From/To Who): ผลงาน ที่ต้องได้จากงาน

เอานี้คือส่งที่ได้หลังจากทำงาน เช่น งานบอกว่าจะทำ Slide เรื่อง E-Commerce ดังนั้นสิ่งที่ได้คือ “Slide E-Commerce ส่งให้เจ้านายA และ cc หาพี่ B ด้วย”

หรือถ้าเป็นการประชุม ก็บอกเลยว่า ประชุมครั้งนี้ต้องได้อะไรออกมา, ถ้าทำแบบนี้ จะช่วยเราไม่ให้หลงประเด็นในที่ประชุมด้วย

Deliver Due Date: วันกำหนดส่ง

วันเวลาที่จะต้องส่ง ผลงาน ออกไป

Deliver Status: สถานะของ ผลงาน

– Pending: บางทีงานเสร็จ แต่ยังไม่ส่ง หรือส่งแล้วมีปัญหา ก็ต้องส่งซ้ำ
– Done: งานเสร็จ ประชุมเสร็จ บรรลุเป้าหมาย ส่งงานเรียบร้อย สรุปจบ

Moods after Deliver: อารมณ์หลังจากทำงานเสร็จแล้ว หรืออารมณ์หลังจากเห็นผลงานตัวเอง

ข้อนี้ผมก็เพิ่งใส่เช่นกัน บางทีผมไม่เต็มใจรับงานมาทำ แต่เมื่อทำเสร็จแล้ว ก็แอบภูมิใจเล็กๆว่าตัวเองทำมันจะเสร็จ แล้วทำได้ดีด้วย ก็จะกรอกอารมณ์ไปว่า “5” หมายถึง “Great”

สรุป

การทำ Daily Task ถ้าไม่ถูกสั่งให้ทำ ก็ตามแต่ใจสั่งมาเลยครับ ใครใคร่ทำก็ทำ ไม่ทำก็ไม่เป็นไร และจะบันทึกอะไร ก็ตามสะดวก ขอให้เราเข้าใจ (และคนอ่านเข้าใจ) เป็นใช้ได้ ส่วนรายละเอียดอื่นๆที่ผมแนะนำไป ก็เป็นแค่ทางเลือก สามารถดัดแปลงตามความเมหาะสมของแต่ละคนได้ครับ

ส่วนข้อดีก็ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ข้อเสียก็ต้องเจียดเวลามาทำนิดนึง เท่านั้นเอง

—

ต้องขอขอบคุณหัวหน้าวิน พี่หนุ่ม @zyracuze ที่สอนให้ทำ และให้เห็นความสำคัญของมัน