in Get It

เมื่อมีหลายความเห็นในที่ประชุม? จะจัดการอย่างไร

ในสามก๊กตอนหนึ่ง โจโฉได้ยกกองกำลังมาเต็มที่เพื่อเตรียมตีแตกซุนกวน
ในขณะนั้น เล่าปี่และซุนกวน ต้องเป็นพันธมิตรกันชั่วคราวเพื่อต้านศึก ไม่เช่นนั้นจะลำบากทั้งคู่

ทั้งเล่าปี่และซุนกวน ต่างมีพญาเสือสังกัดอยู่
นั่นคือ ขงเบ้ง ของฝั่งเล่าปี่ และ จิวยี่ของฝั่งซุนกวน
ถ้าใครเคยอ่านสามก๊ก สองคนนี้จะขับเคี่ยวทางปัญญากันตลอด ตั้งแต่นาทีแรกที่เจอ จวบจนวาระสุดท้าย
ไม่ว่าจะประชุมเล็กใหญ่ คุยต่อหน้าหรือส่งตัวแทนลกซุนไปคุย ก็มักชิงไหวชิงพริบกันเสมอ
เพราะเสือสองตัวอยู่ถ้ำเดียวกันมักรำส่ำระส่าย

วันหนึ่ง จิวยี่ได้เชิญขงเบ้งมาดื่มสุราเพื่อขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการสู้กองทัพเรือโจโฉ

จิวยี่กล่าวขึ้นมาก่อนว่า “กองทัพเรือโจโฉครั้งนี้ใหญ่หลวงนัก เราคิดกลอุบายไว้อย่างหนึ่งไม่ทราบว่าท่านจะเห็นด้วยหรือไม่”

ขงเบ้งตอบทันทีว่า “อย่าเพิ่งพูดอะไร ให้ท่านกับข้าเขียนอุบายไว้บนฝ่ามือ แล้วเราจะเปิดดูพร้อมกัน”

ทั้ง 2 ฝ่ายเขียนเสร็จ ต่างแบมือให้ดูก็หัวเราะลั่น เพราะเขียนคำว่า “ไฟ” เหมือนกันทั้งคู่
จิวยี่จึงว่า “เราทั้งสองคิดต้องกัน ท่านอย่าได้แพร่งพรายเนื้อความไปให้เสียการ”
ขงเบ้งตอบ “ท่านอย่าวิตกเลย ข้าพเจ้ามิให้เนื้อความทั้งนี้ฟุ้งซ่านไป ท่านจงเร่งคิดอ่านทำการเถิด”
แล้วขงเบ้งก็ลากลับไปเรือ

หลังจากนั้นกองทัพซุนกวน ที่มีจิวยี่เป็นผู้นำ ได้ใช้ไฟเผากองทัพเรือโจโฉแตกย่อยยับ
เป็นสงครามครั้งสำคัญที่สุดตอนหนึ่งในนวนิยายสามก๊ก ที่เรียกว่า “ยุทธนาวีผาแดง” หรือ “ศึกเซ็กเพ็ก”

ลองไปหาที่เป็นหนังดูได้ครับ โครตสนุก ตอนนี้เองได้ถูกหยิบทำเป็นหนังหลายเรื่องมาก

ผู้เขียนนิยายสามก๊กหลอก้วนจงเขียนได้มีสีสันประหนึ่งต่างคนต่างเดาใจกันออก เป็นอัจฉริยะทั้งขงเบ้ง และจิวยี่
ส่วนในความเป็นจริงทางประวัติศาสตร์ว่าอย่างไรก็ตามไปหาอ่านกันอีกที

กลับมายุคปัจจุบัน

วันนี้ที่บริษัทลูกค้ามีการหยิบ Requirement ของงานมาคุยกัน เพื่ออธิบายว่าทำอะไรบ้าง
และให้ทีมเป็นผู้ประเมินเบื้องต้นว่า ขนาดของงานมีความใหญ่หรือยากแค่ไหน
ใช้เทคนิคง่ายๆ โดยเทียบไซต์ XS, S, M, L, XL

ปรากฎว่ามีงานหนึ่ง ทีมทำ 4 คน ต่างพูดถึงความยาก ความใหญ่ ไปคนละเรื่อง ตามที่ตัวเองมองเห็น
คุยกันอยู่พักใหญ่ ก็ยังไม่ลงตัวสักที

ดังนั้นเพื่อลดความวุ่นวาย จึงได้แจก Post-it ให้ไปคนละแผ่น แล้วเขียนไซต์ที่ตนเองคิดว่าใช่

ผลออกมาคือ มี 2 คน ระบุเป็น L และอีก 2 คน ระบุเป็น XL ..
เลยให้แต่ละคนได้อธิบายว่าทำไมคิดเห็นเช่นนั้น
สุดท้าย ก็ตกลงกันที่เป็น XL เพราะความเยอะของ Task ที่ต้องทำ ได้ถูกแจงให้ทุกคนได้รับรู้

ตกลงกันจบได้ภายในไม่กี่นาที

สองเรื่องที่เล่าข้างต้น เป็นวิธีที่เรียกว่า “Silent Brainstorm”
ถ้าเอาแค่หลักฐานที่ขงเบ้งใช้ ก็ประมาณ ค.ศ. 208
มันคงมีคนคิดวิธีเจรจาแบบนี้กันมานานมากแล้ว และก็ยังใช้ได้ผลอยู่
เพราะมนุษย์เป็นพวกเจ้าความคิด โดยเฉพาะทีมที่มีคนเก่งอยู่มากๆ

ดังนั้นการประชุมนาน ไม่ใช่ว่าจะมีประสิทธิภาพ หรือเป็นการบ่งบอกว่าวิธีการที่ดี
ในเมื่อคนในห้องที่เรียกๆกันมานั่งคุย ก็มักจะเป็นคนเก่ง คนรู้เรื่องนั้นๆอยู่แล้ว
จะลดเวลาการประชุมลง หรือทำให้การเจรจาจบได้ไวที่สุด
ทุกคนต้องเตรียมข้อมูลมา และต้องจัดกลุ่มคนให้ได้ว่าแต่ละคนคิดเห็นเช่นไร
และค่อยให้ชี้แจง แสดงความคิดเห็นในมุมเปรียบเทียบแบบสร้างสรรค์
เพื่อจบได้เร็ว และพร้อมกลับไปทำงาน แบบนี้น่าจะมีประสิทธิภาพกว่า

วิธีการพวกนี้บางทีเราก็ทำกันแบบไม่รู้ตัว
เช่น กลางวันกินอะไรดี เสาร์นี้ไปเที่ยวไหนดี คืนนี้คาราโอเกะจะร้องเพลงอะไรกัน ฯลฯ
ลองนึกย้อนกลับไปแล้วหยิบมันมาใช้กับงานดู อาจเกิดประโยชน์นะครับ

แต่คงไม่ต้องขั้นเขียนพู่กันลงฝ่ามือ แบบขงเบ้งจิวยี่ ก็ได้นะ เปื้อนเปล่าๆ

  • เป็นวิธีการประชุมที่น่านำมาใช้เพื่อลดเวลาถกเถียงมากครับ ว่าแต่ท่านหัวหน้าเขาจะยอมรึเปล่า?

    • ฮ่าๆ จริงๆ การทำแบบนี้ต้องเกิดจากคน lead การประชุม ซึ่งจะมีอำนาจในห้องประชุม คนเป็นหัวหน้าควรรับได้